【仕事術】文章力って仕事に必要なの？社会人が身に付けておきたい文章力をあげる方法

「相手に伝わる文章力を身につけたい」
「文章力を上げるコツを知りたい」

仕事をしているとメールや週報、報告資料やプレゼンなど文章を書いて相手に伝えることが頻繁にあって、どの職種でも文章力ってとても重要です。

例えば、自分なりにわかりやすいと思って送ったメールが「これはどういう意味ですか？」「この文章じゃよくわからない」なんて相手に言われてしまいやりとりが増えることありませんか？

できれば、なるべく無駄な時間をかけずに仕事をさくっと終わらせたいですよね。そのためにも文章力は仕事を効率的に進めるうえで無視できない力です。

そこで今回は相手に伝わる・仕事に役立つ文章力を身につける方法について解説をしていきます。

■この記事は以下の内容が書かれています

■この記事でわかること

それでは、早速スタートします。

文章が持つ力とは

相手が文章を読んだ時に起こる３つのステップがあります。

相手が文章を読んだだけでこれだけの行動をしてくれるんです。自分が伝えたいことが文章で相手に表現できることはとても大きな力です。

文章力は生まれ持った才能ではないです。今、自分には文章力がないと悩んでいる人もいるかもしれませんが、いい文章を書くコツを学べば誰でも文章力は向上します。

相手に伝わらない文章の原因とは

相手に伝わらない文章として意外とやってしまいがちな特徴が３つほどあります。

簡単にまとめると、伝えたいことがまとまっていなくて、よくわからない文章を書いてしまっているのです。

この３つの特徴についてより詳しく説明をします。

綺麗に書こうと意識をしすぎる

まず前提として文章を書く目的は相手に伝いたいこと・行動してほしいことを文章で伝えて理解をしてもらうことです。

しかし、相手に伝えたい、行動をしてほしいと難しく考えすぎて、綺麗に書こうとしてしまうと表面的（わかりづらい）な文章になってしまい伝わりにくくなってしまいます。

ただ、伝えたい、行動してほしいと思う気持ちがあって、綺麗な文章を書こうという意識がダメと言っているわけではないのでそこは勘違いしないでください。

しかし、相手に伝わる文章かと言われるとそれはまた別な話です。

自分が伝えたいことを正確に文章として表現をし、相手へ理解をしてもらえる文章を書くことを意識をすると良いでしょう。

いろんな情報を詰め込む

自分自身が伝えたいことがまとまっていない状態で文章を書き始めるとあれもこれも書き始めてしまい、書き終わった後はまとまりのない文章が出来上がってしまいます。

自分の考えがまとまっていないので当然、相手にも伝わらないですよね。

なので、一番に何を伝えたいのか軸をしっかり定めてから文章を書くようにしましょう。

そして、一番伝えたいことが相手に理解してもらえた後に次に伝えたいことを伝えるといったことを心がければ伝わりやすくなりますよ。

書いている本人が書きたいように書く

相手のことを意識せずに日頃から自分が使っている専門用語や慣用句などを多く使って書いていませんか？

特に専門用語を多く出してしまい、それが相手の知らない言葉だとそこで理解がストップし、読み手は訳がわからなくなってしまいます。

さらに相手は理解しようと、余計なことを考え込み違う解釈をしたり、わからないことを質問したりと混乱してきます。

そうすると混乱を解くために何度もやりとりをすることになり他の仕事が進まないし、相手にも「この人の言いたいことがわからない」と思われ印象が悪くなる可能性があります。

認識違いが起きて、他の業務も止まって、相手の印象も悪くなるなんて当然避けたいことですよねなぜ仕事に文章力が必要なのか。

先ほども言いましたが、文章は自分が伝えたいことを文章で相手に表現をして、相手が行動を起こしてくれる力を持っています。

このようなことは仕事で多く遭遇しませんか？

例えば、仕事の報告やプレゼンなどで上司、関係会社向けて報告をすることがあると思います。その時は会話だけでなく、資料として準備をして臨みますよね。

なぜ、会話だけでなく文章に起こす理由があるのでしょうか。

それは人間は「言葉の内容よりも視覚、聴覚情報を重視する」と言ったメラビアンの法則というものがあります。

視覚情報が５５％と最も高い数値となっています。これから言えることは人は文章から多くの情報を得るということです。

これだけ視覚から情報を得るので、仮に文章力がないと相手に伝えたい内容が伝わらず誤解をまき、無駄な時間がかかり仕事に影響が出るかもしれません。

それから、チャットやメールのやり取りが増えている今、文章でコミュニケーションを円滑に進めなくてはいけません。

ここで必要になるスキル・能力となるのが「文章力」です。

文章力があることで相手とのコミュニケーションが取れて効率よく仕事が進められるのです。

相手に伝わる文章を書くためのコツとは

ここまで仕事を効率的に進めるためには文章力が必要だということがわかっていただけましたか？

文章には、人を動かす力、スムーズなコミュニケーションを取るための手段であり、必要なスキル・能力です。

相手に伝わる文章として３つほどポイントがあります。

相手に話すように書く

どうしても文章を書こうとすると表面的な表現になってしまい、内容がよくてもうまく伝わらないことがあります。

その場合は、伝えたい、行動して欲しい人をイメージしながら文章を書いてみましょう。

この人だったらどうやったら伝わるかな、どんな言葉なら行動してくれるかなを具体的に想像することで文章の深みが増して、相手に届く文章が出来上がってきます。

これは、相手に対しての「思いやり」です。

思いやりを持って文章を書けば、文章は格段によくなります。

そのためにも自分で相手と会話していることを想像して普段通りの会話をしていることをそのまま文章にしてみてください。

相手にどんな行動をして欲しいのか考える

文章で大切なのは相手に対して「どんな行動をして欲しいか」を伝えることです。

上司や関係部署の人、関係会社、取引先の人に文章を読んでもらった後にどんな行動をして欲しいかをイメージして文章を書いていくとおのずと伝わりやすい文章を書くことができます。

なぜかというと文章を書くときにどんなこと行動をして欲しいのか明確な目的ができた上で文章を作成できているからです。

しかし、自分の中で明確な目的が決まっていない状態だった場合、相手に伝わる文章を書くことができるでしょうか。

答えは「NO」です。自分が目的を理解していないのに相手に伝えても伝わらないですし、行動も起こしてくれません。

また、上司などに専門用語をたくさん書いても理解をしてくれますが、同じような文章を取引先の営業の方に読んでもらっても全く理解してもらえません。

相手に合わせた言葉を選び文章が作成することを心がけましょう。

100％正確に伝える必要はない

全てを伝えようとするとあれもこれもと情報量が多い文章になってしまいます。

そうではなく、１つの文章に１つの情報を書くと決めて、相手が簡単に理解しやすいように言葉を変えて伝えてみてください。

毎回、100％正確に伝える必要はなく、そのときの状況に応じて情報量を変えて書いていきましょう。

まとめ

いかがでしたか？

文章を書くために「いい文章を書かなきゃ！」って思わないでくださいね。

その感情が文章を書く上で支障をきたし、相手に伝わらない、行動をしてもらえない文章ができてしまいます。

まずは相手のことを意識しながら文章を書いてみて、繰り返すことで徐々に文章力が向上していきますよ。そして、きっと仕事の成果として現れて、仕事もスムーズに進めることができるようになっています

それでは、また。