・どうしたら相手に伝わる報告ができるのか教えて
・もう、報告で失敗をしたくない
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今回は「大事な会議ので上手い報告の仕方」について紹介します
この記事の内容は以下になります
・上手な報告の仕方とは
・相手に伝わらない報告をしてしまう原因とは？
・相手に伝わる上手い報告の仕方
・まとめ
突然ですが、
みなさんは会議などで検証結果や大事な会議での報告をする時って上手くできてますか？
・報告書として問題ないかな？
など、会議開始直前にそんなことを考えてしまい緊張してしまい
その状態で報告を始めると頭が真っ白になり何を伝えたかったのか忘れ、
結果的に喋っていても何を言っているのか自分でもわからなくなることありますよね
話し方ってそんなに重要なの？
アメリカでは
「話し上手な人は出世が早く、お金もたくさん手に入る」
といわれています
なぜ、そうなるかというと
話上手の人は自分が提案したい案件に関して的確に報告ができ、周りの人たちを引き寄せることができるためです。
アメリカの企業の会長、社長さんなどにアンケートを取り７割以上の方が
ビジネスで成功をする秘訣は
「コミュニケーション能力を高めること」
と答えています。
となると
会社で成果を上げる方法の一つとして
「話し方」は重要な能力になります。
私も入社から今までたくさんの報告を上司や関係者にしてきました。
今では程よい緊張感の中で、
ポイントに気を配りながら報告ができるようになりました。
皆さんもそんな悩みを解消し
話し方次第で「仕事ができる人」になりませんか？
今回は報告をする時にどのように話せばいいのかについてご紹介します
この記事を読んでいただき、少しでも皆さんの役に立てれば幸いです。
それでは、早速スタートです
上手な報告の仕方とは
簡単に言うと、自分の言いたいこと、伝えたいことを相手へ正確に伝えられるかです。
報告をする時にこんな経験ありませんか？
先に検証結果や詳細内容を延々と話して報告が終わると上司から
「で？結局なにが言いたいんだ？」
と言われ、また初めから細かく説明をすることになり時間が掛かってしまうこと。
そして一度、説明はしているんだけど相手の理解度が低かったために同じこと何度も聞かれてしまうこと。
せっかく報告をしたのに二度手間となってしまい、もったいないですよね。
相手に伝わらない報告をしてしまう原因とは？
相手にうまく伝わらない原因を以下３つです。
２、 何を伝えていいのかわからない
３、 話し方のクセがある。
報告に自信がない
報告をしている時点で
「これじゃ〜ダメかな？」
「相手にうまく伝わっているかな？」
妄想をしてしまい、自信がない状態に陥ります。
自信がない報告をしてしまえば、
声が小さくなりぼそぼそと話してしまい、
自分の姿が相手にも伝わってしまい、
いい報告内容でも悪く伝わってしまいます。
自分でも何を伝えていいのかわからない
報告をしている
本人が何を伝えればいいのかわからず報告している状態です。
本人が何を伝えたいのかわかっていないのに
相手に伝わるわけないですよね。
話し方にクセがある
報告をしている時に
「まぁ〜」、「え〜」、「あの〜」と頻発して言っている人いませんか？
しかも、本人もほとんど気づいていない、意識していないというのが非常に厄介です。
絶対に使うなということではなく、使う回数を減らす必要があります。
この「まぁ〜」、「え〜」、「あの〜」を
１分間に５回程度であれば気にならないと思いますが
これが２０ 回とかになると気になります。
気になり始めると内容が伝わりにくくなり、
インプット量としても低下します。
せっかくいい報告内容なのに伝わらないのは
もったいないですよね
相手に伝わる上手い報告の仕方
それではここからは相手に伝わる報告の仕方をご説明します。
相手に伝わる報告ってどうすればいいの？
ポイントとしては４つあります
２、大きな声ではっきりと話す
３、短くシンプルに伝える
４、数値を使う
５、報告手法として効果的な『PERP法』
自信を持って話す
自分に自信がないと、それが相手にも伝わってしまいます。
となると、「これは本当に大丈夫なの？」と
受け取られてしまい
せっかくいい報告内容なのに自身の自信のなさで報告が台無しになります
大きな声ではっきりと話す
小さな声だと相手にも正しく伝わりません。
心理学で有名は「メラビアンの法則」
というものがあります。
視覚、聴覚、言語と３つのうち最も情報としてインプットする割合を検証しています。
| インプット情報 | 割合 |
| 視覚 | ５５％ |
| 聴覚 | ３８％ |
| 言語 | ７％ |
資料を見て得る視覚情報は55％と半分以上を占めています。
相手に見てもらう報告書も
しっかりとまとまった資料にする必要があります
相手に伝わる報告書の書き方に関しては
以下の記事を参考にしてください。
次に高いのが聴覚から得る情報38％で
これは報告者の「声」となります
この結果から言えることは
報告をするときは報告資料を見ながら報告者の声を聞いてインプットをしていることになります。
相手にしっかりと伝わる声で報告をしないと
それだけで４割近く、相手に情報をインプットできないことになるます。
これは少しの心がけで大きな影響を与えることになりますよね。
短くシンプルに伝える
たくさん話せば相手を説得できる報告ができると思いがちですが
たくさん話すと一見、情報量としては多く感じますが、相手が混乱し始め理解度は低くなります。
なので、
話すときは「短くシンプルに」伝えます
仮に話が長くなりそうな場合は一気に話すのではなく一呼吸置いてから話すようにしましょう
数値を使う
みなさん、以下の二つを比較した時にどちらが信用できますか？
・市場価値として1000億の価値があり、市場参入すると会社の利益は100億円得ることができます
「たくさん」とか「多く」という単語を入れると相手はイメージができません。
それに対して「1000億」、「100億」という数値で示すことで相手はイメージをしやすくなります。
まずは堂々と話、的確な言葉を使うことで相手の信用を得ます。
報告で効果抜群な「PREP法」
報告の順番としてまずは
↓
理由：「Reason」
↓
具体的な例：「Example」
↓
結論：「Point」
の順番に報告する方法です
この「PREP法」を会議で用いると相手の理解度や説得力が増して、いい報告ができることになります。
以上のことをまとめるといい報告をするための手段として
○結論→理由＋例→結論
を心がけることで説得力のあるいい報告ができるようになります。
私には無理だということはないですよね。
少し意識をして、報告の仕方を工夫することで今までとは違う印象を与えることができるでしょう。
会議での上手い報告の仕方のまとめ
いかがでしたか？
今回は仕事をしていると必ず行う上司への報告の手法についてです。
今までの成果を認めてもらうための最後の砦かもしれませんが、ここを乗り越えら一つの成果として積み上げることができます。
一つでも多くの成果をあげるためにも報告する手段を知っているのと知らないのでは大きな差が生まれます。
そして、これは少しの意識で変えることが可能です。
もっと、詳細を知りたい方は下記の本を読んでみてください
私も参考にした本です。
ぜひ、試して見てください
それでは、また。
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