仕事の効率を上げる報告書の書き方を教えます




仕事

・報告書の良い書き方がわからない

・伝わる報告書ってどんなものなの?

この記事はそんな方へ向けて書いています

 

※この記事の作成者

ブログ歴11ヶ月
現在はブログを副業としてできるように修行中で、今まで経験したきたことを(仕事、キャンプ、育児)を中心に記事を書いています
この記事は以下の内容を書いています
  • 相手に伝わらない報告書の原因は?
  • 短時間で報告書を書くためのコツ
  • まとめ

仕事をしていると必ずと言って良いほどに報告書を書くことが多くあります

でも、報告書の書き方はフォーマットがあるわけでもなく、誰かが教えてくれるわけでもないので、自分で構成を考えて作成するしかないです

なので、私も入社したての頃はどうやって書けばいいの?っと思いながら大学院時代の論文のサマリーのように書いたら

え?結局、結論はなんなの?

なんて言われてしまうこともしばしばありました。

できれば、入社してすぐに報告書の書き方を知っていて、すぐに実践できたら良いですよね

そこで今回は私が9年間仕事をしてきて学んだ、相手に伝わりやすい報告書の書き方についてご紹介します

今回、この記事を読んでいただいているということは報告書の書き方に関してどうすればいいのか悩みがある方だと思います。

いますぐ、真似をしてもらって周りと差をつけていきましょう!

それでは早速、スタートします




相手に伝わらない報告書を書いてしまう原因は?

例えばみなさん、実験結果の報告書を書くときにどのように書きますか?

もしかして、こんな書き方をしていませんか?

  • やったことを時系列に書く
  • 実験データをたくさん載せる
  • 不要なグラフを載せる

こんな書き方をしていませんか?

やったことをそのまま載せてしまったりデータやグラフなどをたくさん載せてしまっては、結果、結論として何が言いたいのかわからない報告書になってしまいます

良い報告ができる材料が揃っているのに、報告書でつまづいてしまってはもったいないですよね

報告書を書いた後は書いて終わりってわけではなく、上司、それから関係部署に報告をすることもあります

伝わらなければ報告書を修正してまた説明をすることを繰り返す事になるので余計な時間がかかってしまい、他の仕事に取りかかれないなどの悪い循環に陥ってしまうこともあります

では、どうしたら相手に伝わる報告書になるのでしょうか?これから細かく説明をしていきます

これで仕事効率UP!いい報告書の書き方

相手に伝わる報告書の書き方として以下の順番で書きます

1. 目的
2. 結論
3. 結果
4. 詳細内容
5. 日程

この順番で書くメリットは自分が伝えたいことを先に理解してもらうことで相手に情報をインプットしやすくなります

まずは、どんな構成で書けば良いのかを伝え、書くステップの細かいことを説明していきます

STEP
目的を明確にする
なんでこの実験、調査、検証を始めたのか、そして最終的には何を確認、判断するのかを記載します
STEP
結論を書く
何が分かり何を結論として言えるのか
STEP
結果を簡潔に書く
結論に至った経緯を詳細に書く。数字で表すと伝わりやすい場合もある
STEP
詳細な評価、調査結果をまとめる
結論、結果をもとにどんな評価、調査をしたのか情報を共有する
STEP
今後の予定を書く
続きがあれば、今後どのような計画で進めていくか共有をしておく

目的を明確にする

まずはじめに、今回報告する目的、評価や調査をした目的を書きます

例えばですが「Aの性能確認をし、市場適用できるか確認をする」など

開発、研究職をやっていると性能の評価をして製品に組み込むことが可能、不可能の判断をします

なぜ、開発としてやったのかを目的を明確に伝えます

結論を書く

次に目的が達成できたのか、開発としてどう判断したのかを結論に書きます

この結論で自分が言いたことを伝え、この人はこういう判断をしたんだと関係者に認識をさせます

例えばですが、「Aは○○○の性能を満足しており市場適用しても問題ないと判断した」など、目的が性能確認をして市場展開できるかの判断なので、何をもとに性能が満足しており、市場適用できる判断をしたのか書きます

結論では細かな数値は不要です。

そして、報告をする時も目的の後に結論を伝えることでその後の結果を伝えたときに相手の理解度が深まります

結果を簡潔に書く

結果を簡潔にとしていますが、結論よりは詳細に書きます

  • Aの性能が〇〇%向上した
  • △△の仕様に対して〇〇となったため問題なしと判断した
  • Aは○○や△△などが発生したが、××をすることで解消し問題ない

文字だけで伝えるのは難しいので数字で表現をすると伝わりやすいです

詳細な評価、調査結果をまとめる

目的、結論、結果を書ければ概ね70%完了したと言ってもいいですが、この3つを見た人はより詳細な結果を知りたくなってきます。

そこで、検証結果の詳細内容を書いていきますが自分が判断した結果、結論に同意してもらう必要があります

そのためにも、結果の詳細を詳しく書いていきます

また、検証結果については下記について書くと良いです

  • 検証条件
  • 検証結果(グラフや表付き)

次に見返した時にどんなことをやったのかがわかるように書くと良いです

今後の予定を書く

結果を書いて完了というわけではないので今後どのようなことを行っていくのか日程に落とし込みます。

報告会の場で日程共有までしてしまえば、今後の予定がどうなっているのか関係者と共有ができるので今後の日程まで検討をしておきましょう

そして、次のアクションが何なのか、誰に動いてもらうかなどを決めれるとなお良いです

以上が良い報告書を書く方法についての紹介でした

まとめ

いかがでしたか?

報告書を書くのは今までやってきた成果を報告するために必要な仕事になります。良い報告書を書いて関係者に報告して気持ちよく終わりましょう

また、報告をする時に必要なスキルもあります

会議で上手い報告をするための方法は以下の記事を参考にしてください

【仕事効率UP】上司の評価も上がる!!会議での上手い報告の伝え方
「で?何がいいたいの?」って言われないためにも報告の仕方をしっかりと理解できる内容になっています。原因から解決策まで細かく解説をしています。少しでもこの記事を読んで解決策が見つかれば幸いです。

会議を行うときはなかなか、関係者を集めるのも大変です。そして、後で調整すればいいやってなるとさらに時間がかかってしまいます。

なるべく、事を早く終わらせるためにも関係者が一同に集まる時に済ませてしまいましょう。

今まで紹介してきた報告書の書き方などは会社によってレイアウトが違います

正直にいうと、報告書のレイアウトには正解がないので自分にあった報告書の書き方を見つけてくださいね

そして、その時に意識することが、誰が見てもわかる報告書を書くことです。そのためにはまず自分で見て、わかりやすい報告書を書くことを意識してみてください

自分で見にくい報告書だなっと思った時は相手にもわかりにく報告書となっている可能性があります

そんな意識で書くとどんどん報告書の書くスキルがアップしていきます

ぜひ、実践してみてください

それでは、また

@Sho_Ceed

この記事を書いた人

しょうしーど
しょうしーど
33歳の2児のパパです。
9年目サラリーマンの仕事術や育児、キャンプに関する情報を配信しています。
本業と副業を両立しながら家族を幸せにする計画を実行中です。

将来の収益化に向け、日々Webビジネスを独学で勉強中です。
ぜひ、皆さんと一緒に成長していく仲間を募集してます!一緒に切磋琢磨していきませんか?

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