仕事の効率を上げる報告書の書き方を教えます

「報告書の良い書き方がわからない」
「伝わる報告書ってどんなものなの？」

仕事をしていると必ずと言って良いほどに報告書を書くことが多くあります。

でも、報告書の書き方はフォーマットがあるわけでもなく、誰かが教えてくれるわけでもないので、自分で構成を考えて作成するしかないです。

なので、私も入社したての頃はどうやって書けばいいの？っと思いながら大学院時代の論文のサマリーのように書いたなんて言われてしまうこともしばしばありました。

そこで、この記事では10年以上サラリーマンとして働いた私が経験した相手に伝わりやすい報告書の書き方についてご紹介します。

■この記事は以下の内容が書かれています

■この記事でわかること

それでは、早速スタートします。

報告書とは

報告書とは特定の出来事や業務の進捗状況、調査結果などを記録し、関係者に報告するための文書のことです。

報告書はビジネスの場で頻繁に使用され、効果的な情報共有ツールとして活用されます。共有をした情報をもとに今後の業務に役立てます。

報告書の作成は社内向けだけではなく、社外向けに作成することもあり、誰に向けても書面のみで内容を理解できなければ作成する意味がありません。

そのため、簡潔にわかりやすく作成することが重要です。

報告書が必要な場面

報告書が必要な場面はさまざまで、私が今まで経験した中で主に以下の場面で報告書を作成する必要がありました。

報告書は成果としてカウントをされ、評価される材料の１つのためとても大切です。仕事で成果を出すための方法を以下で解説していますのであわせてご参照ください。

それぞれ詳しく解説をします。

出張

出張先で行った業務の内容を報告するものです。「取引先との商談」「セミナーへの参加」など、さまざまなケースで使用されます。

特に営業部では頻繁に作成します。担当者はエリア、商材、新規・既存ごとなどに分けて訪問した顧客先との打ち合わせ内容をまとめて報告をするでしょう。

長期出張や重要な顧客への出張の場合は、別途報告会が設けれらることもあるので読み手にわかりやす報告書を作成する必要があります。

海外出張

海外出張をした場合も報告書を作成します。

海外出張は国内の出張よりも費用的負担が大きいのに加えて、出張期間も長いため多くの顧客先に訪問することになります。そのため、営業部だけでなく開発部や企画部など自部署以外の部門にも報告をすることがあります。

国内出張よりも成果を求めれらることがあります。海外出張をした場合は次につなげるにはどうすれば良いのかなどを考えながら報告書を作成するといいでしょう。

プロジェクト

開発プロジェクトなどの進行状況を報告する時にも報告書を作成します。

新製品の立ち上がり、開発が進んでいけば現状の進捗状況や次のフェーズに進めることができるのかを判断するための報告会が設けられます。

相手企業も巻き込んでの事業展開、かつ大きなお金が動く、大人数が参画すると言った面があるため、より細やかに報告書をあげることが必要です。

上司の指示に従うだけでなく、自分でも必要と感じる部分があれば積極的に提案し、報告書を作成するとプロジェクトが円滑に進みやすいでしょう。

評価結果

評価結果を報告する際にも報告書を作成します。

既存商品のサンプルや新規開発製品の評価結果を報告書で報告する機会があります。これは、メンバーとの評価結果の共有や評価の抜け漏れがないかの確認を行うのが目的です。

その他にも、評価を進める前に関係者との評価内容のすり合わせや評価結果から次にやるべきことなどを検討する材料として評価結果の報告はとても大切なことです。

研修・セミナー

研修に参加した場合、どんなことを学んできたのか報告をすることがあります。

研修の内容を知ってもらって、そこから何を学んだかを記載する必要があるため、内容には研修内容の要点を記載しましょう。

その上で何を学び何が今後の業務にどうやって活かしていくのかを記載しましょう。

相手に伝わらない報告書を書いてしまう原因は？

例えばみなさん、実験結果の報告書を書くときにどのように書きますか？

もしかして、こんな書き方をしていませんか？

こんな書き方をしていませんか？

やったことをそのまま載せてしまったりデータやグラフなどをたくさん載せてしまっては、結果、結論として何が言いたいのかわからない報告書になってしまいます。

良い報告ができる材料が揃っているのに、報告書でつまづいてしまってはもったいないですよね。報告書を書いた後は書いて終わりってわけではなく、上司、それから関係部署に報告をすることもあります。

伝わらなければ報告書を修正してまた説明をすることを繰り返す事になるので余計な時間がかかってしまい、他の仕事に取りかかれないなどの悪い循環に陥ってしまうこともあります。

では、どうしたら相手に伝わる報告書になるのでしょうか？これから細かく説明をしていきます。

わかりやすい報告書を書くテクニック5選！

わかりやすい報告書を書くテクニックとして以下5つがあります。

それぞれ詳しく解説をしていきます。

5W2Hを意識する

5W2Hとは、情報を論理的に整理・分類するために用いられるフレームワークのことです。報告書を作成する際は、以下の内容を意識して作成するようにしましょう。

目的に応じて「Whom（誰と・誰に）」「How many（どれだけ）」を組み込むと、より具体的な報告書になりますので、必要に応じて使い分けましょう。

数字を記載する

報告書には数字で表すことができる部分は数字を記載しましょう。

説得力を高めるための数値だけでなく、日時を記載しておけば振り返りにも便利です。どのような数字を載せるかは、報告内容や提出相手の側に立った客観的な視点で考えましょう。

ですます調・である調を混ぜない

報告書を書く場合、「ですます調」と「である調」を混ぜると読みづらくなってしまうので、文の倒立が取れているか確認をしましょう。

いい報告書を書いたとしても、文に統一性がなければ読みづらくなってしまい、評価が下がる可能性もあります。

提出前に再確認する癖をつけておきましょう。

専門用語を使いすぎない

報告書を作成するときは専門用語を使いすぎないようにしましょう。

専門用語は読む人によって理解できない場合があります。もし、専門用語を知らない人が読んだ場合、内容が正しく伝わらない可能性が高く、せっかくの情報共有ができなくなります。

そのため、専門用語はなるべく避け、誰が読んでもわかりやすい言葉で作成するようにしましょう。

PREP法を意識する

報告書を作成するときはPREP法を意識してみましょう。

PREP法とは、わかりやすい説明の構成を作るためのモデルです。文章を作成するときや話を伝える時に活用できる手法です。

先に結論を伝えることで、相手は何の話をしているのかを理解した上で、結論に至った理由や事例などを聞くことができるため内容の理解度が高まります。

これで仕事効率UP！いい報告書の書き方

相手に伝わる報告書の書き方として以下の順番で書きます。

この順番で書くメリットは自分が伝えたいことを先に理解してもらうことで相手に情報をインプットしやすくなります

まずは、どんな構成で書けば良いのかを伝え、書くステップの細かいことを説明していきます。

それぞれのステップについて詳しく解説をしていきます。

目的を明確にする

まずはじめに、今回報告する目的、評価や調査をした目的を書きます。

例えばですが「Aの性能確認をし、市場適用できるか確認をする」など開発、研究職をやっていると性能の評価をして製品に組み込むことが可能、不可能の判断をします。

始めに目的を伝えることで取り組むことになった背景を関係者と共有をしておきます。

結論を書く

次に目的が達成できたのか、開発としてどう判断したのかを結論に書きます。

この結論で自分が言いたことを伝え、この人はこういう判断をしたんだと関係者に認識をさせます。

例えばですが、「Aは○○○の性能を満足しており市場適用しても問題ないと判断した」など、目的が性能確認をして市場展開できるかの判断なので、何をもとに性能が満足しており、市場適用できる判断をしたのか書きます。

結論では細かな数値は不要です。そして、報告をする時も目的の後に結論を伝えることでその後の結果を伝えたときに相手の理解度が深まります。

結果を簡潔に書く

結果を簡潔にとしていますが、結論よりは詳細に書きます。

文字だけで伝えるのは難しいので数字で表現をすると伝わりやすいです。

詳細な評価、調査結果をまとめる

目的、結論、結果を書ければ概ね７０％完了したと言ってもいいですが、この３つを見た人はより詳細な結果を知りたくなってきます。

そこで、検証結果の詳細内容を書いていきますが自分が判断した結果、結論に同意してもらう必要があります。そのためにも、結果の詳細を詳しく書いていきます。

また、検証結果については下記について書くと良いです。

次に見返した時にどんなことをやったのかがわかるように書くと良いです。

今後の予定を書く

結果を書いて完了というわけではないので今後どのようなことを行っていくのか日程に落とし込みます。

報告会の場で日程共有までしてしまえば、今後の予定がどうなっているのか関係者と共有ができるので今後の日程まで検討をしておきましょう。

そして、次のアクションが何なのか、誰に動いてもらうかなどを決めれるとなお良いです。以上が良い報告書を書く方法についての紹介でした。

まとめ：報告書は相手を意識して作成しましょう！

いかがでしたか？

報告書を書くのは今までやってきた成果を報告するために必要な仕事になります。良い報告書を書いて関係者に報告して気持ちよく終わりましょう。

また、報告をする時に必要なスキルもあります。会議で上手い報告をするための方法は以下の記事を参考にしてください

会議を行うときはなかなか、関係者を集めるのも大変です。そして、後で調整すればいいやってなるとさらに時間がかかってしまいます。

なるべく、事を早く終わらせるためにも関係者が一同に集まる時に済ませてしまいましょう。今まで紹介してきた報告書の書き方などは会社によってレイアウトが違います。

正直にいうと、報告書のレイアウトには正解がないので自分にあった報告書の書き方を見つけてくださいね。

そして、その時に意識することが、誰が見てもわかる報告書を書くことです。そのためにはまず自分で見て、わかりやすい報告書を書くことを意識してみてください。

自分で見にくい報告書だなっと思った時は相手にもわかりにく報告書となっている可能性があります。そんな意識で書くとどんどん報告書の書くスキルがアップしていきます。

ぜひ、実践してみてください。

それでは、また。