【仕事効率UP】上司の評価も上がる！！会議での上手い報告の伝え方

「どうしたら相手に伝わる報告ができるのか教えて」
「もう、報告で失敗をしたくない」

普段の雑談でうまくいくのに、上司への報告や大事な会議が苦手だという人は多いのではないでしょうか。

このような苦手意識の中で、報告をするときに「何が言いたいの？」「言いたいことがわからない」など考えてしまい、報告をするときに緊張をしてしまい更にうまく伝えることができないなんてこともありますよね。

そこで、この記事では大事な会議ので上手い報告の仕方について紹介します。

■この記事は以下の内容が書かれています

■この記事でわかること

それでは、早速スタートします。

上手い報告ができるメリットについて

みなさんは会議などで検証結果や大事な会議での報告をする時って上手くできてますか？

会議開始直前に以下のようなことを考えて緊張してしまい、その状態で報告を始めると頭が真っ白になりうまく報告ができなかったという経験がある方もいるのではないでしょうか。

アメリカでは「話し上手な人は出世が早く、お金もたくさん手に入る」といわれています。なぜ、そうなるかというと話上手の人は自分が提案したい案件に関して的確に報告ができ、周りの人たちを引き寄せることができるためです。

アメリカの企業の会長、社長さんなどにアンケートを取り７割以上の方がビジネスで成功をする秘訣は「コミュニケーション能力を高めること」と答えています。

会社で成果を上げる方法の一つとして「話し方」は重要な能力になります。私も入社から今までたくさんの報告を上司や関係者にしてきました。

今では程よい緊張感の中で、ポイントに気を配りながら報告ができるようになりました。皆さんもそんな悩みを解消し話し方次第で「仕事ができる人」になりませんか？

報告をする時にこんな経験ありませんか？

先に検証結果や詳細内容を延々と話して報告が終わると上司から「で？結局なにが言いたいんだ？」と言われ、また初めから細かく説明をすることになり時間が掛かってしまうこと。

そして一度、説明はしているんだけど相手の理解度が低かったために同じこと何度も聞かれてしまうことで、せっかく報告をしたのに二度手間となってしまい、もったいないですよね。

相手に伝わらない報告をしてしまう原因とは？

相手にうまく伝わらない原因を以下３つです。

それぞれ、詳しく解説をしていきます。

報告に自信がない

報告をしている時点で「これじゃ〜ダメかな？」「相手にうまく伝わっているかな？」妄想をしてしまい、自信がない状態に陥ります。

自信がない報告をしてしまえば、声が小さくなりぼそぼそと話してしまい、自分の姿が相手にも伝わってしまい、いい報告内容でも悪く伝わってしまいます。

自分でも何を伝えていいのかわからない

報告をしている本人が何を伝えればいいのかわからず報告している状態です。本人が何を伝えたいのかわかっていないのに相手に伝わるわけないですよね。

話し方にクセがある

報告をしている時に「まぁ〜」、「え〜」、「あの〜」と頻発して言っている人いませんか？しかも、本人もほとんど気づいていない、意識していないというのが非常に厄介です。

絶対に使うなということではなく、使う回数を減らす必要があります。

この「まぁ〜」、「え〜」、「あの〜」を１分間に５回程度であれば気にならないと思いますがこれが２０ 回とかになると気になります。

気になり始めると内容が伝わりにくくなり、インプット量としても低下します。せっかくいい報告内容なのに伝わらないのはもったいないですよね。

相手に伝わる上手い報告の仕方

それではここからは相手に伝わる報告の仕方をご説明します。ポイントとしては４つあります。

自信を持って話す

自分に自信がないと、それが相手にも伝わってしまいます。

「これは本当に大丈夫なの？」と受け取られてしまいせっかくいい報告内容なのに自身の自信のなさで報告が台無しになります。

大きな声ではっきりと話す

小さな声だと相手にも正しく伝わりません。

心理学で有名は「メラビアンの法則」というものがあります。視覚、聴覚、言語と３つのうち最も情報としてインプットする割合を検証しています。

インプット情報	割合
視覚	５５％
聴覚	３８％
言語	７％

資料を見て得る視覚情報は55％と半分以上を占めています。相手に見てもらう報告書もしっかりとまとまった資料にする必要があります。

相手に伝わる報告書の書き方に関しては以下の記事を参考にしてください。

次に高いのが聴覚から得る情報で38％となります。これは報告者の「声」です。

この結果から言えることは報告をするときは報告資料を見ながら報告者の声を聞いてインプットをしていることになります。

相手にしっかりと伝わる声で報告をしないとそれだけで４割近く、相手に情報をインプットできないことになるますこれは少しの心がけで大きな影響を与えることになりますよね。

短くシンプルに伝える

たくさん話せば相手を説得できる報告ができると思いがちですが、たくさん話すと一見、情報量としては多く感じますが、相手が混乱し始め理解度は低くなります。

なので、話すときは「短くシンプルに」伝えます。仮に話が長くなりそうな場合は一気に話すのではなく一呼吸置いてから話すようにしましょう

数値を使う

みなさん、以下の二つを比較した時にどちらが信用できますか？

「たくさん」とか「多く」という単語を入れると相手はイメージができません。それに対して「1000億」、「100億」という数値で示すことで相手はイメージをしやすくなります。

まずは堂々と話、的確な言葉を使うことで相手の信用を得ます。

そして、報告の仕方は「PRER法」を利用して報告をすることで説得力を飛躍的にアップさせます。

報告で効果抜群な「PREP法」

この「PREP法」を会議で用いると相手の理解度や説得力が増して、いい報告ができることになります。以上のことをまとめるといい報告をするための手段として以下のことを意識してみましょう。

を心がけることで説得力のあるいい報告ができるようになります。

私には無理だということはないですよね。少し意識をして、報告の仕方を工夫することで今までとは違う印象を与えることができるでしょう。

会議での上手い報告の仕方のまとめ

いかがでしたか？

今回は仕事をしていると必ず行う上司への報告の手法についてです。

今までの成果を認めてもらうための最後の砦かもしれませんが、ここを乗り越えら一つの成果として積み上げることができます。

一つでも多くの成果をあげるためにも報告する手段を知っているのと知らないのでは大きな差が生まれます。そして、これは少しの意識で変えることが可能です。

それでは、また。