【仕事効率化】仕事の効率が今より上がる！仕事の効率を上げる５つの手法

「仕事がもっとできるようになりたい」
「仕事の効率を上げる方法を知りたい」

入社まもない時ってどうやって仕事を効率よく進めるにはどうすれば良いのかわかりませんよね。私も入社したばかりの頃は仕事の効率が悪く進みが遅かったため、たくさん悩みました。

きっと、この記事を読んでいただいた方は、仕事を効率的に進めるにはどうすればいいのか悩んでいる方ではないでしょうか。

そこで、この記事では私がサラリーマンとして働いてきた中で、おすすめできる仕事の効率を上げる方法を紹介します。

長いサラリーマン人生を豊かに過ごすために早めに仕事術を身に付けて『できる人』になりましょう！

それでは早速スタートします。

仕事が効率よく進まない理由は？

先に結論から言うと、仕事が効率的に進められない原因は「優先順位がわかっていない」「仕事のボリュームを理解できていない」「日程が決められない」ことが主な原因です。

まずここでは、仕事の効率が悪い人の特徴を説明します

優先順位がわかっていない

仕事を進める時に何を基準に始めていますか？手当たり次第、手をつけていませんか？

仕事には、いますぐに終わらせないといけない仕事とそうでもない仕事があります。でも、仕事の優先順位がわかっていない人は優先度の低い仕事を先に始めてしまうことがあります。

そうすると、優先度の高い仕事が進まず上司に「どうなっているの？」っと言われ、自分は仕事ができないと勘違いをしてしまいます。

でも、それは仕事ができないのではなく仕事の優先度の付け方が悪いのが原因です。

仕事のボリュームを理解できていない

自分が今、持っている仕事の量を把握できていません。

人間、誰しも自分ができる事には限界があります。それにも関わらず、なんでもかんでも仕事を受けてしまい滞ってしまう事があります。

その原因は、１つの仕事がどのぐらいのボリュームがあるのか理解できていない事です。

仕事の効率的に進めるにはどのように進めていけば良いのか理解しておく必要があるので、仕事のボリュームを把握しておく必要があります。

時間管理ができない

時間管理ができない人は、その日にやるべき仕事がわからず進め方もバラバラになってしまい、仕事が後回しになってしまう傾向があるため期日に間に合わないことがあります。

仕事を効率的に進めるには時間管理が大切です。

しっかりと仕事が進められているのか常日頃、管理できていれば仕事が進んでいるのか、それとも遅れているのか判断ができるので、その状況に応じて対応も可能となります。

デスク周りの整理整頓ができていない

自分のデスク周りが不要な資料が山積みになっていたり作業スペースがないほど整理整頓ができていない人は仕事の効率が悪くなります。

デスクまわりが散らかっていて必要なものと不必要なものが混在していると、必要なものを探す手間がかかってしまいます。

場合によっては重要なものが紛失してしまう可能性もあるのです。
PCのデスクトップも同様でファイルが散乱しているとデータを探すのに時間がかかるので、業務効率が落ちる原因になります。

失敗したことを引きずっている

仕事で失敗したことを引きずっていると、モチベーションやパフォーマンスが下がってしまうため、仕事の効率が低下します。さらに、失敗を引きずっている中で仕事をすることでさらに失敗をする可能性もあります。

人は誰でもミスをします。起きてしまったことは元に戻すことはできないため、すぐに気持ちを切り替える必要があります。もし、失敗をしてしまったら今度同じミスをしないようにするためにはどうすればいいのかなど対策案を考えるようにしましょう。

以下の記事では仕事のモチベーションを高く保つための方法を紹介していますので、あわせて読んでみてください。

仕事が効率的に進められる人の特徴

仕事が早い人の特徴として、以下4つがあります。

それぞれについて詳しく解説をしていきます。

こだわり過ぎない

仕事を効率的にこなしている人は、こだわり過ぎず、仕事を完璧に仕上げようとはしていません。

求められているクオリティを超えるには細部までこだわる必要があるため、1つの仕事にかかる時間や労力は多くなるでしょう。

その結果、効率が下がりがちになります。手を抜いて雑に終わらせてよいわけではないものの、必要最低限以上の品質になったら完成と捉えることで、効率的に作業を進められます。

仕事の掛け持ちをしない

仕事の効率をよくするのであれば、仕事を掛け持ちしないようにしましょう。

仕事を効率的に進められる人は、複数の仕事をテキパキとこなしていくイメージがありますが、実は違います。

複数の仕事をすると切り替えるごとに何をしていたのか、何をすべきかのかを思い出さなくてはいけないため、時間のロスとなります。

そのため、仕事を行うときは１つのタスクに集中し、終わった時点で次の仕事に移行した方が効率よく進められます。

優先順位を明確にできる

仕事には納期や重要度があることが多く、たくさんある仕事の中で優先度を決めて進めなければいけません。

仕事の進め方がうまい人は、多くのタスクを抱えていても、何を優先させるべきなのかもわかっているため、優先順位を明確にできるのです。

優先順位を決めることで効率良くタスクをこなし、仕事を短時間で片付けられることができるでしょう。

自分一人でやりきろうと考えない

仕事を効率よく進められる人は、すべての仕事を自分ひとりでやり切ろうとしません。

一人でやり切るには限界があるため、チームメンバーのスキルや知識を積極的に取り入れることで、より効果的かつ迅速に仕事を進めようとします。

適切なメンバーに適切な仕事を割り振ることで、全体の生産性を高めることができ一人で抱え込むことなく、効率的に仕事を進められます。

デスク周りが整理整頓されている

仕事を効率的に進められる人は、デスク周り、身の回りの整理整頓ができている傾向があります。

デスク周りやパソコンのデータなどが整理されていないと、欲しい情報がすぐに見つけられず、無駄な時間が生じてしまいます。

こなすべき仕事がたくさんある場合は、頭の中だけで整理整頓するのは困難です。常にデスク周りを整理整頓できていれば、自分が抱えている仕事を整理できるため優先順位や作業時間など、今何をすべきかを把握できるでしょう。

仕事を効率的に進めるために必要なこと

先ほど、仕事の効率よく進められない原因や仕事を効率よく進められる人の特徴を紹介してきましたが、原因が理解できたところですぐに始められる効率的進められる方法について解説をしていきます。

仕事の効率が悪いと感じている人は以下のことを改善することで仕事を効率的に進めることができるようになります。

この３つをどう高めていくかは実践と修正を繰り返すことが必要で、やっていく内に自分にあった方法を見つけていきましょう。

優先度

仕事を進める上でまずは、優先度を考えましょう。どの仕事も全て平等っというわけではないです。

「この案件は大きな問題だから早く終わらせなくてはいけない」とか「この仕事は納期が長いからすぐに取り掛かかる必要がない」など仕事にも優劣が存在します。

なので、仕事を始める前には重要度を確かめてから始めましょう。

日程

仕事はいつまにで終わらせなくてはいけないのか納期が決まっています。

仕事を終わらせるためにやるべき項目を考え、間に合うのかどうか判断をする必要があります。

間に合うのであれば良いのですが、間に合わなければ人を補充してもらうなど、後回しにしないことも考える必要があります。

仕事のやりやすさ

仕事にもそれぞれ難易度があります。

あまり苦戦せず終わるものから、精度を要求される難しい仕事など様々です。

仕事のやりやすさは「優先度」、「日程」と比較して深く考える必要はないですが、自分にできるのかどうかを判断する必要があります。

仕事を効率よく進める解決策

ここからは私自身が実践した中で周りの仲間から反響が良かったものを紹介します。

それぞれ、詳しく解説をしていきます。

出社してから１日のやることリストを作成する

まず、出社してから最初にやることは１日のやることリストを作成します。携帯、PCのメモ帳、ノート、ポストイットなんでもいいです。そこはみなさんが管理しやすい方法を選択してください。

１日のやることリストを作成することで、何をすべきか、いつまでに終わらせるかを明確にすることができます。また、常に持ち歩いているのでどこにいても管理ができるからです。実際に以下のようにリスト化しています。

リスト化する数は定時で終わるぐらいの項目にします。途中で苦戦したりすることも想定しても帰宅が遅くならないようにするためです。

自分で後で見てわかるぐらい簡潔に書いてください。あまり、ここで悩んでしまっても時間がかかってしまい時間を無駄にしないようにしましょう。

優先順位を決める

次にリスト化した中で優先順位を決めます。

リスト化した横に進めていく順番を記載します。１日のスケジュールを明確にするためです。

優先順位が決まったら早速仕事スタートです。ここまでを大体１０〜１５分程度で終わらせるイメージで書き出します。

さらに効率的なのが優先順位を決めている間にその時に準備をしなければいけない。もの、人などがあればイメージしておくとより効果的です。

ショートカット集を作成する

次は以前に保存したデータがどこにあるのか整理するための方法です。

データをサーバー管理をしていると日程表や評価結果報告書、実験データなど様々なフォルダに保存しています。ある時、この資料を見たいんだけど、どこに保存したか忘れてしまうことがあります。

全ての保管先を頭の中に入れておくのは不可能ですしデスクトップへ置いておくにも数が多くなってきてどこにあるのかもよくわからなくなってきます。

そんな探す手間を省くためにも一つのファイルで管理しておくことをおすすめします。とても便利なショートカット集の作り方は下記記事をご覧ください！！

知識豊富な人を見つけコミュニケーションを密に取る

部署やチームの中で経験・知識・人脈が豊富な方が必ず１人や２人はいます。

そんな方と繋がることでその人の仕事の進め方やスキル、知識を吸収し自身の成長へとつなげることができるのです。

そのためにも自身が「この人からスキル・知識を得たい」と思う人と探し、積極的にコミュニケーションを取りに行きましょう。

話す内容は仕事の話、プライベートの話でも構いません。まずは自分のことを知ってもらい、一緒に仕事をする環境を整えます。

わからないことがあればすぐに聞く

わからないことがあると、自分だけで解決しようせず知見を持っている人に聞いてみましょう。

一人でどうにかしようとするととても時間がとてもかかります。そんな時間のロスをなくすためにも真っ先に仲間、上司、チームメンバーを頼りましょう。

チームでやっている仲間、知識豊富な先輩などで知っていそうな人に相談をします。大抵の人は親身になって聞いてくれます。

ただ、聞く時は要点をまとめて相手が回答しやすい内容を伝え、１度聞いたことを何度も聞くのは避けましょう。

そして重要なのが毎回、助けられてばかりではなく助けられた相手にはしっかりとこちらも恩を返すことを心がけてください。相手との信頼関係が築けてより情報を得やすくなり仕事を効率的に進めることが可能です。

効率化ツールを使用する

仕事の効率を上げるなら、ツールを使用するのもいい手段です。

仕事の効率を上げてくれるツールは、チームや組織の円滑なコミュニケーションを促し、仕事の効率をさらに高めてくれるはずです。

会社全体で使用されていないツールでも、自分の職種やワークスタイルに合うものであれば積極的に導入してみるといいでしょう。

おすすめの仕事効率化ツール

仕事の効率化をするなら、ツールを導入するのがおすすめです。ツールの導入することで業務時間短縮やミス防止に役立ちます。

無料で利用できるツールもあるので、導入を検討してみてください。

コミュニケーションツール

活発なコミュニケーションを取るはチャットツールを利用するのがおすすめです。

グループ機能を活用すれば、プロジェクトごとにメンバーとの情報共有が非常にスムーズになります。おすすめのツールとして以下２つあります。

Slackは、主に職場で活用するコミュニケーションツールです。

メンバーとリアルタイムにメッセージのやりとりができ、PCやスマホなどのデバイスから利用可能で、音声通話やビデオ通話にも対応しています。

ファイル共有機能や、画面共有機能、共有画面への書き込み機能なども利用でき、テレワーク時にも便利で仕事の効率化につなげられます。

Chatworkは国内利用者数No.1の業務用チャットツールです。

チャット機能からビデオ・音声通話機能、ファイル管理機能、タスク管理機能と多機能でUIもシンプルな画面構成となっているため、はじめてビジネスチャットを使う人でも簡単に使いこなせます。

無料のフリープランも用意されており、社内外のコミュニケーションの活性化を期待できます。

タスク管理ツール

Backlogはスケジュールの進捗管理、情報共有など、プロジェクト管理に必要な機能を備えたタスク管理ツールです。

効率的に問題の特定や分類、解決できるようなサポートが充実していおり、プロジェクト計画とワークフローをガントチャートやカンバンボードで可視化ができます。

システムの不具合情報を記録して修正状況を確認できるバグ管理や、ソースコードやコミット履歴をプロジェクトに紐づけて管理できるバージョン管理機能が搭載されているため、システム開発やマーケティングなどで活用されています。

Asaneはタスクとプロジェクト管理のための多機能な管理ツールです。

チームがタスクを作成し、割り当てて、納期設定、進捗を追跡できるように設計されているのが特徴的で納期を意識したスケジュール管理ができます。

会議ツール

Zoomはオンライン会議を開催するためのビデオ会議サービスです。

画面共有やホワイトボード機能、レコーディング、文字起こし、ダッシュボード機能と機能が備わっています。さらに、ブレイクアウトルーム機能を使えば、会議の開催中に参加者を少人数のグループに分けて議論を促すことも可能です。

Microsoft TeamsはOffice365を契約していれば無料で利用でき、Web会議や通話、ファイル共有、共同作業、グループチャットなどの機能が利用できます。

Officeとの連携が容易で複数の人が同じファイルを開いても変更情報を自動保存してくれます。

ファイル共有ツール

Boxはクラウド型のファイル共有サービスです。

Boxに保存されたコンテンツのリンクを知らせるだけで、PC・スマホ・タブレットなどのさまざまなデバイスからアクセスができます。そのため、企業内外でのファイル共有を簡単に行えます。

月額2,850円からでオンライン申込ですぐに利用開始できます。

Google ドライブは、Googleが提供しているファイル共有サービスです。

Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドなど、Googleの多くのアプリケーションを簡単にオンライン上で管理できます。

常に仕事のやり方を見直しながら効率化を進めていこう！

近年、一人当たりの生産性向上が求められており、仕事を効率的に進められる人の必要性は増えていくでしょう。

自分は仕事を効率的に進めることができないと感じている人は、まず原因を見つけ出し改善していく意識が大切です。

仕事の効率を上げるには様々な方法がありますので、自分に合った方法を試していき少しずつこうつ的にすすめられるように行動をしてみましょう。

それでは、また。