【仕事効率化】仕事の効率が今より上がる!仕事の効率を上げる5つの手法




仕事

・仕事がもっとできるようになりたい
・仕事の効率を上げる方法を知りたい

この記事はそんな方へ向けて書いています

 

※この記事の作成者

ブログ歴11ヶ月
現在はブログを副業としてできるように修行中で、今まで経験したきたことを(仕事、キャンプ、育児)を中心に記事を書いています
この記事は以下の内容を書いています
  • 効率が悪い理由は?
  • 仕事を効率的に進めるために必要なこと
  • 仕事を効率的に進める解決策は?
  • まとめ

入社まもない時ってどうやって仕事を進めていけば良いのかわかりませんよね

私も入社してからどうしたら仕事を効率よく進めるのかたくさん悩みました

きっと、この記事を読んでいただいた方は、仕事の効率をもっと上げて成果を出したいと感じている人ではないでしょうか

そこで、私が9年間、サラリーマンとして働いてきた中でこれはおすすめできる仕事の効率を上げる方法を紹介します

多くの方が高校、大学、大学院と卒業をして企業に就職することになります

長いサラリーマン人生を豊かに過ごすために早めに仕事術を身に付けて『できる人』になりましょう!

それでは早速スタートします。




仕事が効率よく進まない理由は?

先に結論から言うと、「優先順位がわかっていない」「仕事のボリュームを理解できていない」「日程が決められない」ことが主な原因です

まずここでは、仕事の効率が悪い人の特徴を説明します

優先順位がわかっていない

仕事を進める時に何を基準に始めていますか?手当たり次第、手をつけていませんか?

仕事には、いますぐに終わらせないといけない仕事とそうでもない仕事があります。でも、仕事の優先順位がわかっていない人は優先度の低い仕事を先に始めてしまうことがあります

そうすると、優先度の高い仕事が進まず上司に「どうなっているの?」っと言われ、自分は仕事ができないと勘違いをしてしまいます

でも、それは仕事ができないのではなく仕事の優先度の付け方が悪いのが原因です

仕事のボリュームを理解できていない

自分が今、持っている仕事の量を把握できていません

人間、誰しも自分ができる事には限界があります。それにも関わらず、なんでもかんでも仕事を受けてしまい滞ってしまう事があります

その原因は、1つの仕事がどのぐらいのボリュームがあるのか理解できていない事です

仕事の効率的に進めるにはどのように進めていけば良いのか理解しておく必要があるので、仕事のボリュームを把握しておく必要があります

日程が決められない

仕事の日程が決められないということは、その日にやるべき仕事がわかっていないので進め方もバラバラになってしまい、仕事の効率が下がってしまう場合です。

仕事を効率的に進めるには日程管理が必要です

しっかりと仕事が進められているのか常日頃、管理できていれば仕事が進んでいるのか、それとも遅れているのか判断もできるのでその状況に応じて対応も可能となります

仕事を効率的に進めるために必要なこと

先ほど、仕事の効率が悪い人の特徴を紹介したので、なんとなく気づいていると思いますが、

仕事の効率が悪いと感じている人は以下のことを改善することで仕事を効率的に進めることができるようになります

仕事の進め方
  • 優先度
  • 日程
  • 仕事のやりやすさ

この3つをどう高めていくかは実践と修正を繰り返すことが必要で、やっていく内に自分にあった方法を見つけていきましょう

そして、少しずつ成長していければ仕事ができる人に近づいていきます

優先度

仕事を進める上でまず考えるべきことです

どの仕事も全て平等っというわけではないです

「この案件は大きな問題だから早く終わらせなくてはいけない」とか

「この問題は顧客にとって大きな影響はないからすぐに取り掛かかる必要がない」など

仕事にも優劣が存在します。なので、仕事を始める前には重要度を確かめてから始めましょう

日程

日程は優先度にも関わってくるのですが、いつまにで終わらせなくてはいけないのかが決まっています

なので、仕事を終わらせるためにやるべき項目を考え、間に合うのかどうか判断をする必要があります

間に合うのであれば良いのですが、間に合わなければ人を補充してもらうなどを考える必要があります

仕事のやりやすさ

仕事にもそれぞれ難易度があります

あまり苦戦せず終わるものから、精度を要求される難しいものまで様々です

仕事のやりやすさは「優先度」、「日程」と比較して深く考える必要はないですが、自分にできるのかどうかを判断する必要があります

以上の3つについて、しっかりと考えた上で仕事を進めていってください

ただ、いざ実践してみたのものの、「優先度」「ボリューム」「日程」をしっかりと管理できていても、それでも

  1. 今日すべきことが理解できていない
  2. どれが優先順位が高いのかわからない
  3. 以前に作った資料の格納先がわからない
  4. やり方を忘れてる

ってことになることあります

そうなってしまうと仕事がストップしてしまい
探す、調べる、考えるなどの時間が多くなり納期が近づきバタバタすることもあります

私も入社してすぐの頃は探す、調べる、考えるなどの時間が多くなり
仕事に取り掛かるまで時間がかかったり、やり直しってこともありました

自分の中で、何をすべきか頭でわかっているつもりでも実際に仕事を進めるとつまずくこともあります

そのためにもしっかりと情報整理ができ、仕事を効率よく進める手段を知っていればより、仕事ができる人になっていきます

仕事を効率よく進める解決策

そこで、私が実践した中で周りの仲間から反響が良かったものを紹介します

出社してから1日のやることリストを作成する

まず、出社してから最初にやることは1日のやることリストを作成します

携帯、PCのメモ帳、ノート、ポストイットなんでもいいです
そこはみなさんが管理しやすい方法を選択してください

ちなみに私はノートに書きます
私自身、気づいたこと、わからなかったことをすぐにノートに
書くようにしています

また、常に持ち歩いているのでどこにいても管理ができるからです

どんな感じでリスト化しているのかというと

○月○日(○曜日)やることリスト
・データの解析、評価報告書作成
・○○○会議
・△△△の評価準備、評価
・××の資料作成
・費用整理

リスト化する数は定時で終わるぐらいの項目にします
途中で苦戦したりすることも想定しても帰宅が遅くならないようにするためです

リスト自体は丁寧に書く必要はないです

自分で後で見てわかるぐらい簡潔に書いてください。
あまり、ここで悩んでしまっても時間がかかってしまい
時間の無駄になってしまってはいけません

優先順位を決める

次にリスト化した中で優先順位を決めます

リスト化した横に進めていく順番を記載します
1日のスケジュールを明確にするためです

・データの解析、評価報告書のまとめ ①
・会議               ⑤
・○○の評価準備、評価       ②
・××の資料作成            ③
・費用整理             ④

優先順位が決まったら早速仕事スタートです
ここまでを大体10〜15分程度で終わらせるイメージで書き出します

さらに効率的なのが
優先順位を決めている間にその時に準備をしなければいけない
もの、人などがあればイメージしておくとより効果的です

ショートカット集を作成する

次は以前に保存したデータがどこにあるのか整理するための方法です。

データをサーバー管理をしていると日程表や評価結果報告書、実験データなど
様々なフォルダに保存しています。

ある時、この資料を見たいんだけど、
どこに保存していたっけ

ってことないですか?

私も入社当初は頭の中に入れているか
デスクトップなどにショートカットを置いていたりしていました。

しかし
全ての保管先を頭の中に入れておくのは不可能ですし
デスクトップへ置いておくにも数が多くなってきて
どこにあるのかもよくわからなくなってきます

そんな探す手間を省くためにも一つのファイルで
管理しておくことをおすすめします。

詳細は下記記事をご覧ください!!

知識豊富な人を見つけコミュニケーションを密に取る

部署やチームの中で経験・知識・人脈が豊富な方が必ず1人や2人はいます。

そんな方と繋がることでその人の仕事の進め方やスキル、知識を吸収し
自身の成長へとつなげることができるのです。

そのためにも自身が
この人からスキル・知識を得たい」と思う人と探し、
積極的にコミュニケーションを取りに行きましょう。

話す内容は仕事の話、プライベートの話でも構いません
まずは自分のことを知ってもらい、一緒に仕事をする環境を整えます。

わからないことがあればすぐに聞く

わからないことがあると
つい、自分だけで解決しようとしますが一人の力では限界があります。

そして、時間がとてもかかります。

時間がかかればそれだけ自分で出せる成果の数も減ります。

そんな時間のロスをなくすためにも真っ先に仲間を頼りましょう

チームでやっている仲間、知識豊富な先輩などで知っていそうな人に聞くんです。大抵の人は親身になって聞いてくれます。

ただ、聞く時は要点をまとめて相手が回答しやすい内容を伝え、
1度聞いたことを何度も聞くのは避けましょう

そして重要なのが
毎回、助けられてばかりではなく
助けられた相手にはしっかりとこちらも恩を返すことを心がけてください

より、相手との信頼関係が築けてより情報を得やすくなり
仕事を効率的に進めることが可能です。

仕事の効率を上げる5つの手法のまとめ

いかがでしたか?

仕事の進め方は十人十色です。
近くにいる先輩や同僚などと仕事の話をしているうちに
自分の仕事の進め方を確立してみてください。

また、はじめはどのように進めればいいか思考錯誤の日々です
時には上手くいかず挫折や仕事が嫌になることもあります。

そんな時は少し、視点を変えてみて違う方法でアプローチしていくと
新鮮な気持ちで仕事ができます。

【仕事効率UP】モチベーションを高く保つための方法
仕事をしていると急にモチベーションが低くなることがありませんか?1年間を通じてモチベーションを高く維持していくのは大変ですよね。そんなモチベーションが下がった時のあげる方法を紹介します。

最後に、入社して定年まで約35年〜40年間。人生の半分以上を仕事に費やす人がほとんどです。
自分が満足できる仕事をしてくださいね

そうでなければ人生もったいないですからね。

それでは、また。

@Sho_Ceed

この記事を書いた人

しょうしーど
しょうしーど
33歳の2児のパパです。
9年目サラリーマンの仕事術や育児、キャンプに関する情報を配信しています。
本業と副業を両立しながら家族を幸せにする計画を実行中です。

将来の収益化に向け、日々Webビジネスを独学で勉強中です。
ぜひ、皆さんと一緒に成長していく仲間を募集してます!一緒に切磋琢磨していきませんか?

コメント